Maatregelen september 2020

Maatregelen 30 september

”In publieke binnenruimtes wordt dringend geadviseerd een neus-mondmasker te gebruiken”, aldus minister-president Mark Rutte op 30 september. Voor contactberoepen, waar de kappers toebehoren, is het advies dat de kapper én de klant een mondkapje dragen. We zagen en zien steeds meer salons die alvast zijn overgegaan op het dragen van een mondkapje of in dubio zitten het dragen van een mondkapje in te voeren. Voor de salons die graag een mailing willen versturen naar hun klanten vanuit Salonhub, staat een voorbeeld sjabloon klaar. Deze kan uiteraard naar eigen smaak en imago aangepast worden.

Uitleg over deze functie vind je het onderstaande artikel:

Eenmalige email en/of sms sturen

Als het dragen van een mondkapje uiteindelijk verplicht wordt dan zullen wij ook de tekst in het hygiene protocol en ook de tekst in de bevestigings- en herinneringsmail aanpassen.

Maatregelen 28 september

Het kabinet heeft nieuwe maatregelen aangekondigd. Hieronder volgt een overzicht van de maatregelen.

Het is heel belangrijk te vermelden dat eenmalige e-mail campagnes en/of het aanpassen van standaard mail op dit moment alleen nog in de browserversie beschikbaar is. Via salonhub.app zie je meer voorzieningen dan in de gedownloade versie.


Verplichte registratie

Klanten die in de salon of telefonisch afspreken met klantenkaart moeten minimaal hun naam, telefoonnummer en e-mail adres achterlaten, verdere registratie is niet nodig.

Als een klant in de salon zelf of telefonisch een afspraak maakt, en er wordt een klantenkaart gekoppeld dan controleert Salonhub of er een e-mail adres en telefoonnummer is vermeld. Indien er geen e-mail adres of telefoonnummer op een klantenkaart vermeld is dan volgt er een melding: controleer registratieverplichting.

Online afspraken hebben geen verdere registratie nodig. De gegevens zijn beschikbaar en te vinden via Rapportage – Afspraken – Online.

Als er online een afspraak gemaakt wordt en het e-mailadres staat wel op de kaart maar het telefoonnummer niet? Dan zal er geen melding komen, maar kan deze handmatig toegevoegd worden. De informatie is vindbaar bij Rapportage – Afspraken – Online.

Klanten die niet in het klantenbestand willen worden opgenomen zullen voor contactonderzoek toch geregistreerd moeten worden. Dit kan op verschillende manieren:

  1. Registreer de contactgegevens in de agenda. Dit kan door ze toe te voegen als opmerking in de afspraak. Vermeld de naam, telefoonnummer en het e-mail adres in het opmerkingenveld van de afspraak zelf. Er zal dan geen melding “controleer registratieverplichting” meer te zien zijn.
  2. Klanten moeten een papieren formulier invullen wat minimaal de volgende gegevens bevat:
  • Naam
  • E-mail
  • Telefoon
  • Datum en tijd van de afspraak

Aanvullend: De registratieplicht is alleen voor contactonderzoek. Als salon mag er niet verplicht worden dat een klant zich laat opnemen in het klantenbestand of laat inschrijven voor een nieuwsbrief. Dat moet helemaal apart zijn. Andersom mag wel, als de verplichte gegevens al beschikbaar zijn uit het klantenbestand, mogen deze wel gebruikt worden om te voldoen aan de registratieplicht voor het contactonderzoek.

Automatische e-mail

Eenmalig een e-mail sturen

Het is mogelijk om vanuit Salonhub het volledige klantenbestand te mailen en hiermee alle klanten direct op de hoogte te brengen van het laatste nieuws. Deze module is vooralsnog alleen bereikbaar via de browserversie van Salonhub.

De module is vanuit de basis gebouwd en geniet daardoor een behoorlijke gebruiksvriendelijkheid. Het is erg gemakkelijk om een campagne aan te maken of in om dit geval snel alle klanten op de hoogte te brengen van nieuwe of veranderde maatregelen. De volledige uitleg van de e-mailmodule is op deze pagina te vinden.

Om onze klanten tegemoet te komen ten tijde van deze turbulente periode, brengen we tot 1 januari 2021 geen kosten in rekening voor 1 e-mail campagne per dag. De Salonhub mail campagne module heeft geen vaste kosten normaal (er wordt normaal gesproken 50 eurocent excl. BTW betaald per 100 ontvangende e-mailadressen, 1.000 mailadressen 5 euro excl. BTW enzovoorts).

Wij hebben bij campagnes een voorbeeld sjabloon toegevoegd die als basis gebruikt kan worden voor het versturen van een e-mail naar alle klanten. Uiteraard is het aan de salon zelf de boodschap en “tone of voice” te bepalen.

Aandachtspunten mailcampagnes

De optie ‘Stuur ook naar klanten zonder klantkaart met online afspraak’ zorgt ervoor dat alle e-mailadressen in het systeem (tot zes maanden terug) aan de lijst worden toegevoegd. Ook de adressen zonder klantenkaart. Dit is niet wenselijk, aangezien deze ontvangers geen voorkeuren kunnen aanpassen. Deze optie wordt alleen gebruikt op het moment dat er mail verstuurd moet worden naar alle klanten met een ingeplande afspraak (bijvoorbeeld wanneer de salon onverhoopt enkele dagen de deuren moet sluiten).

Daarnaast is het van belang om goed te segmenteren. Dit kan via de optie ‘Voorwaarden’. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om klanten uit een ver verleden te mailen. In dat geval kan de voorwaarde ‘laatste bezoek’ worden toegevoegd. Ook kan er een keuze worden gemaakt tussen geslacht of een specifieke behandeling.

Zorg bij het gebruik van de mailcampagnes voor de juiste frequentie. Om te voorkomen dat de ontvanger de mailtjes als spam gaat zien, is het goed om voorafgaande te bepalen op welke momenten een mail wordt verstuurd. Denk bijvoorbeeld aan één keer per kwartaal.

Eenmalig een sms sturen om klanten te informeren

Via hetzelfde systeem kan er ook een sms naar alle klanten worden gestuurd. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe dit systeem precies in zijn werk gaat. Ook op dit gebied hebben we tijdens het ontwerpen de gebruiksvriendelijkheid hoog in het vaandel gehad, om het zo toegankelijk mogelijk te maken. Uiteraard geldt voor beide diensten dat onze supportlijn openstaat voor de nodige vragen en de daaropvolgende antwoorden.

Extra tijd online inplannen

Het is mogelijk om vanuit Salonhub meer ruimte tussen de afspraken automatisch in te plannen. Dit kan geschikt zijn om drukte in de salon te voorkomen en dat mensen niet in een wachtrij komen te staan. Er is immers een buffer ingebouwd, zodat bij uitlopen van afspraak er nog steeds voldoende speling is om een drukke salon te voorkomen.

Het is gemakkelijk om een tussenruimte in te stellen. Ga naar Beheer en klik op de salon waar een automatische ruimte tussen de afspraken moet worden ingepland. Klik op Planning en kijk beneden bij Planning methode. Hier staat normaliter ‘geen tussenruimte’ ingesteld. Klik op de optie en kies vervolgens 5, 10 of 15 minuten. Uiteraard is het ook mogelijk om geen tussenruimte in te plannen. Dan kan er worden gekozen voor ‘geen tussenruimte’.

Heeft dit artikel u geholpen?

Gerelateerde artikelen