Vanaf januari 2025

Het tabblad Recepten maakt plaats voor Receptie. Een krachtige tool voor overzicht en opvolging van afspraken. Je ziet in één oogopslag wie heeft geboekt, wie geprobeerd heeft te boeken, wie heeft geannuleerd én je krijgt de mogelijkheid om gemiste afspraken actief te benaderen.

Overzicht

Het eerste scherm “Overzicht” laat zien wat er vandaag in de salon gebeurt. Je ziet hoeveel afspraken er zijn, wie online heeft geboekt en welke afspraken zijn geannuleerd.

Afspraken vandaag

Bovenaan staat het totaal aantal afspraken voor vandaag. Dit geeft direct inzicht in hoe druk het wordt.

Wachtlijst deze week

Hier staat hoeveel klanten er op de wachtlijst staan voor de lopende week. Handig om open plekken snel op te vullen.

Afgebroken – Succesvol

Je ziet ook hoeveel afspraken er zijn geboekt, hoeveel zijn afgebroken en hoeveel procent succesvol was. Zo is het meteen duidelijk hoe goed het online boekingssysteem werkt.

Open recepten

Laat zien hoeveel recepten nog niet zijn afgerond. Zo wordt er niets vergeten tijdens de behandelingen.

Kasopmaak – Urenregistratie

Bij een virtuele receptie horen deze functies nu op deze plek thuis. Belangrijk: Ze zijn niet meer onderin de agenda te vinden.

Online geboekt vandaag

Toont de klanten die zich vandaag via de online agenda hebben ingeboekt. Per klant staat er standaard:

• Naam
• Datum en tijd van de afspraak
• Behandeling
• Medewerker

Er kan op de afspraak worden geklikt om de geschiedenis te bekijken.

Actieve boekingen

Bij actieve boekingen kan je live volgen wie er een afspraak aan het boeken is.

Annuleringen vandaag

Hier staan alle afspraken die vandaag zijn geannuleerd. Je ziet:

• Welke klant het was
• Datum en tijd van de afspraak
• Wie heeft geannuleerd (klant of salon)
• Tijdstip van annulering

Er kan op de afspraak worden geklikt om de geschiedenis te bekijken.

Afgebroken Boekingen

In het tabblad Receptie staat een lijst met Afgebroken boekingen. Dit zijn online boekingen die de klant niet helemaal heeft afgerond.

Wat staat er in het overzicht?

• Klant: Naam van de klant (indien bekend)
• Data: Geselecteerde datums tijdens het boeken
• Behandeling: De behandeling die de klant probeerde te boeken
• Medewerker: Gekozen medewerker, als die is geselecteerd
• Status: Geeft aan welke actie de salon heeft ondernomen om de klant te benaderen
• Laatst actief: Tijdstip van laatste activiteit in het boekingsproces

Actief beheren van een potentiële afspraak

Je ziet precies wanneer een klant geprobeerd heeft te boeken en wanneer die is afgehaakt. Klik op de regel van de boeking om de details te bekijken.

Besluit je om de klant te benaderen? Dan kun je dat hier vastleggen. Selecteer rechts een medewerker en laat een interne notitie achter. Zo weet het team wat er met deze klant is gebeurd.

Status markeren

Klik op het tandwieltje rechtsonderin de boeking om de status aan te geven:

• Bezig: Je bent nog in contact
• Geen interesse: Klant wil geen afspraak
• Opnieuw proberen: Later nog eens proberen
• Negeren: Geen actie nodig
• Geboekt: Klant heeft alsnog geboekt

Niet bellen lijst

Je kunt de klant ook toevoegen aan de ‘niet bellen’-lijst als opvolgen niet gewenst is.

De gekozen status wordt opgeslagen en is zichtbaar in het overzicht. Zo houd je grip op gemiste boekingen en opvolging binnen het team.

Kopiëren van een afspraak

Wil je een klant benaderen die geprobeerd heeft te boeken? Dan kun je de poging omzetten in een echte afspraak. Kies in het afgebroken boekingsoverzicht voor Kopiëren, ga naar de juiste dag en tijd in de agenda en Plak de afspraak. Zo wordt de behandeling alsnog ingepland en telt de waarde direct mee in de geboekte omzet.

Klantenkaart

Als de klant al een klantenkaart heeft, wordt die automatisch getoond in het overzicht. Heeft de klant nog geen klantenkaart? Dan kan er direct een nieuwe aangemaakt worden, op dezelfde manier zoals dat overal in Salonhub gebeurt.

Statussen uitgelegd

• Nieuw: Klant is begonnen met boeken maar nog niet ver
• Bezig: Klant is actief bezig in de boeking
• Opnieuw proberen: Klant is eerder afgehaakt, maar komt misschien terug
• Geboekt: Boeking is alsnog gelukt

Omzetinformatie

Bovenaan staat:

• Potentiële omzet: Verwachte waarde als alle boekingen doorgaan
• Geboekte omzet: Wat er daadwerkelijk geboekt is na contact te hebben opgenomen

Wachtlijst

In het tabblad Receptie vind je een handig overzicht van klanten die op de wachtlijst staan. Dit zijn klanten die graag geholpen willen worden zodra er een plekje vrijkomt. Klanten plaatsen zichzelf op de wachtlijst via het online boeken. Dit kan (nog) niet in de salon gedaan worden.

Zelf regie houden bij vrijgekomen plekken

De wachtlijst werkt niet automatisch. Dat betekent dat de salon zelf bepaalt wie wanneer benaderd wordt. Komt er een opening in de agenda? Dan kun je snel schakelen en direct een klant van de wachtlijst blij maken met een afspraak.

Wat staat er in het overzicht?

• Klant: Wie wil graag komen

• Datum & moment: Gewenste dag en tijd (bijv. ochtend of middag)

• Behandeling: Wat de klant wil laten doen

• Medewerker: Eventuele voorkeur

• Status: Bijvoorbeeld ‘Nieuw’

• Wacht sinds: Wanneer de klant is toegevoegd, voor een eerlijke benadering voor de klant wie het eerst op de wachtrij stond.

Filter Datum

Kies voor datum gewenst of datum toegevoegd.

Actief beheren van de wachtlijst

Alle opties voor deze afspraken werken op dezelfde manier als bij het actief beheren van een potentiële afspraak. Bekijk de video en bijbehorende uitleg voor meer informatie.

Afspraken

In het tabblad Receptie staat bij Afspraken een overzicht van alle afspraken, Er kan gefilterd worden naar de gewenste periode via de kalender (dag, week, maand en kwartaal).
Door op een afspraak te klikken verschijnt de geschiedenis van de afspraak.

Filter datum afspraak

Er is een keuze tussen de datum van de afspraak en de datum waarop de afspraak is gemaakt.

Filter Alle medewerkers

Alle afspraken zijn te filteren per medewerker

Filter icoon

Rechts boven de afsprakenlijst staat een filterknop (trechter-icoon). Klik hierop om de weergave aan te passen.

Je kunt filteren op:

• Gemaakt door: Online of Salon
• Status: Actief of Verwijderd ( geannuleerde en verwijderde afspraken)
• Gemarkeerd: Geen, Niet gekomen, Aanwezig, Afgerond

Zo zie je alleen de afspraken die relevant zijn voor de balie of dagplanning.

Snelle Filters

Met een druk op de knop bovenin filter je snel op:

• Nieuwe online afspraken
• Verwijderde afspraken (dit betreft geannuleerde en verwijderde afspraken in de salon, in het aparte overzicht Annuleringen vind je alleen geannuleerde afspraken)

Annuleringen

In het tabblad Receptie staat een aparte lijst met geannuleerde afspraken. Zo is snel te zien welke klanten hun afspraak hebben afgezegd of welke afspraken vanuit de salon zijn geannuleerd.

Wat staat er in het overzicht?

• Klant: Naam van de klant
• Tijd: Tijdstip van de oorspronkelijke afspraak
• Behandeling: Wat er geboekt was
• Medewerker: Wie de afspraak zou uitvoeren
• Door: Wie de afspraak heeft geannuleerd (Klant via app of Salon)

Er kan op de afspraak worden geklikt om de geschiedenis te bekijken.

Filter Datum

Gebruik het filter om te kiezen of je de geannuleerde afspraken wilt zien op de dag dat ze zijn geboekt of op de dag dat de afspraak gepland stond.

Filter Medewerker

Filter Icoon

Gebruik de filterknop (trechter-icoon) om te kiezen of je alleen annuleringen van de klant, de salon of beide wilt zien.

Recepten

De functie Recepten is nu verplaatst naar het tabblad Receptie. De werking is hetzelfde als in het oude tabblad Recepten.

Op het startscherm van de Receptie zie je nu ook direct hoeveel recepten er nog openstaan en niet zijn bijgewerkt. Zo houd je makkelijk overzicht.

Vragen over dit onderwerp

Waarvoor is de Receptie bedoeld?

De Receptie is een krachtige tool voor baliegebruik en saloneigenaren. Het geeft een volledig overzicht van alles wat er speelt in de salon: afspraken, annuleringen, recepten, wachtlijst en afgebroken boekingen. Alles overzichtelijk onder elkaar, zodat je sneller kunt schakelen, opvolgen en bijsturen waar nodig.

Worden klanten op de wachtlijst automatisch ingepland?

Nee, de salon moet zelf actie ondernemen. Als er een plek vrijkomt, kun je vanuit de Receptie een klant op de wachtlijst handmatig inplannen.

Kunnen klanten ook in de salon op de wachtlijst worden gezet?

Op dit moment kunnen alleen klanten zichzelf via de online boeking op de wachtlijst plaatsen. Het handmatig toevoegen van klanten aan de wachtlijst vanuit de salon is nog niet mogelijk.

Vind ik hier ook een lijst met alle annuleringen?

Ja, in het Receptie-overzicht zie je alle geannuleerde afspraken overzichtelijk bij elkaar. Je ziet per annulering wie de afspraak heeft geannuleerd (klant of salon), voor welke medewerker het was, en wanneer de annulering is doorgevoerd. Je kunt dit ook filteren per medewerker of op datum.

Wat kan ik doen met afgebroken boekingen?

Je kunt de klant benaderen en eventueel een afspraak aanmaken. Klik op de boeking voor meer info, gebruik labels voor opvolging, en zet de afspraak direct in de agenda.

Zie ik of app-notificaties zijn verstuurd?

Ja, in de afspraak geschiedenis zie je nu ook of een notificatie via de Kapper App is verzonden. Uiteraard afhankelijk van cookies, of deze al dan niet door de klant zijn geaccepteerd. De klant kan zelf instellen of hij notificaties wenst te ontvangen in de App.

Handig om te weten

• De Receptie vervangt meerdere losse rapportages en rapportages die nog misten. Alles staat nu overzichtelijk op één plek.
• Gebruik de filters om snel te schakelen tussen medewerkers, datums, statussen en herkomst (online of salon).
• Annuleringen en afgebroken boekingen bieden kansen om lege plekken op te vullen.
• Gebruik labels en berichten voor interne opvolging,
• Ook recepten en kasopmaak zijn nu ondergebracht in het tabblad Receptie.