Kasstaat in rapportage
Op de kasstaat (te vinden bij rapportage – kas – kasstaat in Salonhub) staat alle informatie welke voor de boekhouding van belang is, zoals omzet, kruisposten etc. Al deze getallen zijn inclusief BTW.
Deze informatie is overzichtelijk gerangschikt en voor het boeken zijn in principe de twee rechter kolommen van belang. Onderaan zijn namelijk ook twee totalen te zien, die moeten aan elkaar gelijk zijn, want de inkomsten minus de uitgaven en de toe- of afname van het kassaldo zijn uiteraard in evenwicht.
Bekijk hier een voorbeeld van de kasstaat
Omzet
Bij de ontvangsten staat een totaalbedrag van de omzet, dit totaalbedrag is opgedeeld in een bedrag aan behandelingen laag, hoog etc. Elk bedrag wordt vanzelfsprekend op een eigen grootboekrekening geboekt. Bijvoorbeeld 8000 voor 9% laag en 8001 voor producten hoog en 8002 voor behandelingen 21%
Gegenereerde automatische incasso
Een extra module van Salonhub is de SEPA-incasso, dit bedrag wordt ter informatie weergegeven aangezien de inning daarvan via de bank loopt en hoeft hier derhalve niet geboekt te worden, maar vanuit de bank wordt dit geboekt.
Verkoop prepaid tegoed
Sinds 2019 is het verplicht om bij een verkocht prepaid tegoed gelijk de BTW af te dragen. Dit zou dan bijvoorbeeld op nummer 8600 geboekt kunnen worden waarbij de BTW eruit gehaald wordt. Het saldo van deze rekening loopt derhalve op. Let op: dit is in principe nog geen omzet voor de diverse rapportages, daarom staat het ook los op de kasstaat.
Gebruik prepaid tegoed
Indien een klant gebruikmaakt van zijn prepaid tegoed, wordt op dat moment pas de omzet geregistreerd en verwerkt in de diverse rapportages. Zo is het mogelijk dat na verloop van tijd meerdere medewerkers een deel van de omzet registreren en op hun naam krijgen. De boeking is dan als het ware:
8600 gebruik prepaid tegoed x bedrag
aan 8000 omzet x bedrag
Beide bedragen zijn met btw belast, waardoor er per saldo alleen de BTW overblijft van de verkoop van het prepaid tegoed.
Qua boeken gaat het met dit kopje dus puur om dit bedrag debet te boeken op nummer 8600, de omzet is immers al eerder geboekt.
Rekening 8600 loopt hiermee weer af en als alle prepaids zijn verbruikt is het saldo van deze rekening nihil en is de omzet verschoven naar nummer 8000.
Verkoop en inleveren cadeaubonnen
Dit is een kruispost, bijvoorbeeld 1145, het saldo hiervan in de boekhouding laat het saldo aan uitstaande cadeaubonnen zien. Hier is geen separaat overzicht van in Salonhub op dit moment.
Niet afgerekend
Dit is in principe een betaalmethode, behalve dat de klant niet heeft betaald. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld nummer 1146 (kruispost niet afgerekend).
Betaalde openstaande rekeningen
Als iemand vervolgens later die dag of op een andere willekeurige dag zijn schuld komt voldoen dan laat Salonhub dit zien als een betaalde openstaande rekening. Boek dit weer op 1146 en het saldo van deze rekening moet gelijk zijn aan het saldo van de openstaande bonnen bij het tabblad KASSA in Salonhub.
Met het voldoen van deze schuld bestaat nog de mogelijkheid dat men dit in de salon doet (pin of contant) of per bank. Als men dit via de bank heeft gedaan staat deze post ter info op de kasstaat (de boeking heeft immers in het bankboek plaats en in het kasboek is geen boeking).
Staat deze in een van de twee rechterkolommen dan moet ie vanuit het kasboek op 1146 geboekt worden, want dan is er ook echt geld ontvangen via bijvoorbeeld pin of contant.
Overboeking naar bank
Als een klant tijdens het betaalmoment kiest voor betaling via de bank (bijvoorbeeld Tikkie), dan komt hier een regel te staan. Kies bijvoorbeeld voor nummer 1147. Vanuit de bank kan de uiteindelijke betaling dan weer worden tegengeboekt op 1147.
Kasuitgaven
Dit spreekt voor zich. Als er geld uit de lade is gehaald om contant aankopen te doen dan is deze bon die dag verantwoord als kasuitgave en dit dient op een kostenrekening geboekt te worden.
Stortingen
Als er kleingeld wordt gestort in de lade zonder dit geld te wisselen dan moet men Salonhub laten weten waar dit geld vandaan komt, dat komt dan bij het kopje stortingen te staan. Afhankelijk wie dit stort moet dit bijvoorbeeld op ‘prive storting ondernemer’ of een tussenrekening voor het geval dit geld net is opgehaald bij een wisselautomaat met de bankpas.
Kasopmaak
Aan het eind van de dag wordt de kasopmaak gedaan. Dit is het moment van de controle. Salonhub telt namelijk alle bonnen op en in de salon vult men de PIN en het aantal munten/briefgeld in. In theorie moet het kasverschil dan nihil zijn en de PIN is het bedrag wat men letterlijk afleest van de einduitdraai van het pinapparaat en dit komt de volgende dag binnen op de bank.
Het systeem adviseert ook wat er afgestort kan worden. De medewerker kan dit bedrag uit de lade halen en bijvoorbeeld in de kluis stoppen. Periodiek kan er dan afgestort worden.
Zowel PIN als afstorten kunnen op afzonderlijke kruispostrekeningen geboekt worden. Vanuit de bank worden dan de daadwerkelijke bijschrijvingen op dezelfde rekeningen geboekt en lopen deze rekeningen telkens glad.
Kasverschil
Mocht er een verschil zijn tijdens de kasopmaak dan komt dat tot uiting als een kasverschil. Dit moet in principe geboekt worden op een grootboekrekening kasverschillen. Tenzij men bij de kasopmaak vergeten is om het pinbedrag in te vullen bijvoorbeeld, dan staat hier een onevenredig hoog bedrag als kasverschil, maar mist op zijn beurt weer een pinbedrag bij het kopje pin.
Verloop kasinhoud
Dit zijn de enige regels die niet geboekt hoeven te worden, maar deze is meer ter controle. Immers, als al het bovenstaande is geboekt zou het saldo ‘na’ gelijk moeten zijn aan het saldo van de grootboekrekening kas.