Keuze automatische berichten
Via beheer – berichten – Salons kan de salon gekozen worden voor de instellingen van diverse automatische berichten:
1. Bevestiging via zowel e-mail als sms
2. Wijziging via zowel e-mail als sms
3. Annulering via zowel e-mail als sms
4. 1e Herinnering alleen per e-mail
5. 2e Herinnering alleen per sms
(sms instelbaar 2 uur, 1,5 uur, 1 uur, 45 min, 30 min, of 15 min voor aanvang van de afspraak)
6. Uitnodiging
7. Kassabon
8. Betaalverzoeken
Een herinnering, wijziging, annulering en/of uitnodiging kan alleen verstuurd worden als ook de bevestigingsmail is verstuurd.
Configureren sms herinnering
5. 2e Herinnering alleen per sms
(sms instelbaar 2 uur, 1,5 uur, 1 uur, 45 min, 30 min, of 15 min voor aanvang van de afspraak)
E-mail teksten aanpassen
Om een eigen tekst te gebruiken in de automatische bevestigings-, herinnerings- of uitnodigingsmail volg je deze stappen:
- Ga naar Sjablonen en kies voor nieuw Sjabloon en kies voor e-mail.
- Kies welk type e-mail je wilt aanpassen: de bevestiging, herinnering of uitnodiging
- Geef het Sjabloon een naam (deze naam koppel je in een later stadium aan de bijbehorende mail)
- De naam van het Sjabloon wordt bewaard. Om deze te bewerken klik op de naam van het Sjabloon
- Een aantal onderwerpen staat vast, zoals ‘Uw afspraak is’ en ‘Annuleer uw afspraak’
- De {{onderwerp}} is een “merge tag” of in Nederlands een samenvoegveld. Dit houdt in dat deze informatie elders uit Salonhub wordt gehaald om de e-mail te kunnen personaliseren. Bij {{customer}} wordt bijvoorbeeld de voornaam, tussenvoegsel en achternaam ingevuld vanuit de klantenkaart bij het versturen van e-mail.Het systeem geeft de voorkeur aan Voornaam+Achternaam, ook als er een Voornaam en Initiaal is ingevuld. Is er geen voornaam ingevuld, dan wordt het Initiaal+Achternaam. Zijn zowel Voornaam als Initiaal niet ingevuld, dan pakt het systeem alleen de Achternaam.
Per categorie kan de tekst, die wel aanpasbaar is met een eigen tekst, gewijzigd worden. Aan de rechterkant verschijnt dan een voorbeeld hoe dit er uit ziet:
- Klik rechts boven op Bewaar en het Sjabloon staat klaar.
- Ga terug naar het tabje Salons (een tab naar links)
Kies bij het dropdown menu bij bevestigingsmail niet voor Standaard tekst, maar kies het Sjabloon dat is aangemaakt:
Deze stappen kunnen voor zowel de herinnerings- als de uitnodigingsmail herhaald worden.
Let op! Als de aangepaste tekst niet is geselecteerd in het dropdown menu, wordt de tekst niet meegenomen in de automatische e-mail.
Let op! Bevestigingsmail
Online gemaakte afspraken krijgen standaard altijd een verplichte email bevestiging ter controle.
Zet e-mail bevestiging altijd aan wanneer er ook herinneringen verstuurd moeten worden..
Standaard mail formeel of informeel
Normaliter zijn de geautomatiseerde mailtjes (bevestiging, herinnering, etc.) formeel opgesteld. Het is vanaf nu mogelijk om deze mail zelf een informele inslag te laten krijgen. Er wordt in dat geval getutoyeerd en gebruikgemaakt van je en jij.
Let op! Het gaat hierom de teksten die niet via overige wegen kunnen worden aangepast. Denk aan de teksten in de groene blokken.
Het veranderen van formeel naar informeel kan via beheer – berichten – salons – thema, zoals in het onderstaande voorbeeld is weergegeven. Hier kan ook de kleur van de mail worden gewijzigd (licht of donker).
Sms versturen
Het is ook mogelijk om te kiezen voor een bevestiging en herinnering per sms.
Er kan gekozen worden voor dubbel versturen, of enkel versturen. Bij dubbel wordt het standaard zowel per e-mail als per sms verstuurd. Bij enkel versturen per sms stuurt Salonhub in eerste instantie alleen een sms, maar als er geen nummer bekend is wordt alsnog een e-mail verstuurd.
De e-mail herinnering wordt een dagdeel voor aanvang van de afspraak verzonden. Bij sms herinnering wordt deze 2 uur voor aanvang van de afspraak verzonden
Afzender sms
Stel een naam in als afzender van de sms berichten (maximaal 11 letters). Klanten zien dit als afzender naam van de sms staan maar kunnen niet antwoorden.
Standaard tekst SMS of eigen aangepaste tekst
De standaard tekst voor een SMS is:
Om een eigen tekst te gebruiken in de sms functie volg de volgende stappen:
- Ga naar Sjablonen en kies voor nieuw Sjabloon en kies voor sms
- Geef het Sjabloon een naam bijvoorbeeld: Automatische bevestiging sms eigen tekst
Voer de tekst naar wens in aan de linkerkant en rechts verschijnt een voorbeeld.
Als een sms tekst te lang is zal Salonhub een waarschuwing geven. Het gevolg van een te lange tekst is dat er 2 sms’jes verstuurd worden wat extra kosten met zich meebrengt. Het aantal tekens is variabel, het kan bijvoorbeeld afhangen van het aantal tekens van de naam van de klant, of van de naam van de salon. Advies is om altijd goed naar de waarschuwing te blijven kijken en de tekst zo kort als mogelijk te houden,
Verbruik sms
Sms brengt kosten met zich mee. Voor de controle van het verbruik en de kosten kijk bij Berichten, Overzicht, Algemeen. Hier staat een overzicht klaar.
Berichten rapportage
Het kan voorkomen dat een e-mail niet succesvol verzonden wordt, of dat een klant de e-mail niet in de inbox ontvangt. Ook bij sms kan er iets mis zijn gegaan.
Bij beheer – berichten – overzicht en hier berichten is een uitgebreide rapportage te vinden van de verzonden berichten. Hier is ook te zien of berichten al dan niet succesvol zijn verzonden. Kies de gewenste methode om het overzicht van e-mail of sms te bekijken.
En bij rapportage – salon – email kan bekeken worden welke e-mail berichten verzonden zijn. Een groene stip betekent dat email succesvol verzonden is. Een rode stip geeft aan dat deze niet succesvol verzonden is met een uitleg erbij.
En bij rapportage – salon – sms kan bekeken worden welke sms berichten verzonden zijn.
Van een specifieke afspraak zien of email of sms verzonden is? Kies dan toon historie bij de afspraak in de agenda.
Klantenkaart instellingen
Op de klantenkaart is een duidelijke knop e-mail en sms instellingen te vinden bij het veld e-mail. Zo kan er per klant ingevoerd worden wat de wensen zijn.
Let op! Sms wordt verstuurd naar het nummer wat achter mobiel nummer ingevoerd is.
Meer informatie verzonden mail
In de geschiedenis van de afspraak (bereikbaar via de agenda, per afspraak) staat in deze versie meer informatie over de mail die is verzonden naar de klant. Zo geeft de geschiedenis aan wanneer de mail is verzonden, door middel van een groen bolletje.
Het kan ook zo zijn dat het e-mailadres of het domein niet klopt. Ook dit wordt weergegeven binnen de geschiedenis, zoals in het onderstaande voorbeeld.
Voorkeur wijzigen door de klant zelf
De klant kan de berichten instellingen zelf aanpassen via de tekst/ link onderaan de e-mail. Deze optie staat standaard onderaan als fouter. Dit is niet apart in te stellen of wijzigbaar.
De gemaakte wijzigingen zullen automatisch op de klantenkaart in Salonhub worden verwerkt. De aanpassingen voor sms volgen binnenkort.