Vanaf Salonhub versie 7.7
De wachtlijst functie in Salonhub helpt om open plekken in de agenda sneller op te vullen. Zegt een klant een afspraak af? Dan kan de salon een klant van de wachtlijst benaderen en inplannen. Salonhub plant niet automatisch in. De salon houdt volledige controle over wie een plek krijgt.
In dit artikel staat stap voor stap hoe de wachtlijst functie in Salonhub werkt. Ook staat uitgelegd hoe klanten op de wachtlijst worden geplaatst en hoe een vrijgekomen afspraak wordt ingeveld. Zo blijft de agenda beter gevuld en gaat er minder omzet verloren.
Wachtlijst boven in de agenda
De functie Wachtlijst staat boven in de agenda van Salonhub.
Boven de planning staat een knop met de tekst Wachtlijst. Deze knop laat zien of er klanten op de betreffende dag op de wachtlijst staan.
Wachtlijst kleur in Salonhub
De kleur van deze knop laat direct zien of er klanten op de wachtlijst staan.
- Licht van kleur = geen klanten op die datum op de wachtlijst
Is de knop Wachtlijst licht van kleur? Dan staat er niemand op de wachtlijst.
- Donker van kleur = wel klanten op die datum op wachtlijst
Is de knop Wachtlijst donker van kleur?Dan staan er één of meer klanten op de wachtlijst.
Klanten kunnen op de wachtlijst komen op twee manieren:
-
online zelf aangemeld (als online wachtlijst is ingeschakeld)
-
in de salon toegevoegd aan de wachtlijst
Beide type klanten komen automatisch in de wachtlijst van de juiste dag. Als je klikt op een dag in de kalender toont Salonhub automatisch de wachtlijst van die dag. Zo is direct zichtbaar welke klanten wachten op een plek op die dag.
Bij inschrijving op de wachtlijst kan een dagdeelvoorkeur worden opgegeven. Dit kan door de salon worden ingesteld of door de klant zelf bij online aanmelding.
In de salon: klant aanmelden op de wachtlijst vanuit de agenda
-
Kies de gewenste datum via de kalender.
-
Klik vervolgens op het plusteken naast Wachtlijst. Je komt automatisch op de geselecteerde datum terecht.
-
Controleer of de datum klopt.
-
Wil je verder filteren? Kies dan een dagdeel. Je kunt meerdere dagdelen selecteren als het de klant niet uitmaakt.
-
Selecteer, zoals bij een normale afspraak, de juiste klantenkaart.
-
Kies de behandeling waarvoor de klant op de wachtlijst wil staan.
-
Voeg indien nodig een opmerking toe met relevante informatie.
Online: klant meldt zichzelf aan op de wachtlijst
Op dagen zonder beschikbaarheid kan de klant zichzelf op de wachtlijst plaatsen. Daarbij kan gekozen worden voor een voorkeur in de ochtend of middag. Zodra er een plekje vrijkomt, kan de salon hierop inspelen.
-
De klant vult eerst zijn of haar gegevens in.
De widget herkent daardoor om welke klant het gaat en plaatst deze, met of zonder bestaande klantenkaart, op de wachtlijst. -
De klant kiest de gewenste datum.
Is er geen beschikbaarheid maar is de salon open wel open deze dag? De geselecteerde datum wordt in de kalender weergegeven met een streepje erdoor.
Bij een voorkeur voor een specifieke medewerker worden alleen de dagen getoond waarop deze medewerker is ingepland. -
Na het kiezen van de datum met geen beschikbaarheid verschijnt automatisch de wachtlijst voor die dag.
- Ook de klant kan kiezen voor een dagdeel. De klant kan meerdere dagdelen selecteren als het de klant niet uitmaakt.
- De klant wordt op de wachtlijst geplaatst. Wanneer er een plek vrijkomt, kan de klant persoonlijk worden benaderd. De klant ontvangt hierover geen automatische e-mailmelding.
Hulptool: in de salon – Zoek passende klanten
Wanneer je met de rechtermuisknop op een gewenst tijdstip in de agenda klikt en kiest voor Zoek passende klanten, opent een overzicht met geschikte klanten voor dat specifieke moment.
In het overzicht zie je per klant:
-
Klantnaam
-
Behandeling (indien van toepassing)
-
Bron
-
Geschiktheidspercentage
Het overzicht toont:
-
Klanten die op de wachtlijst staan. (Bron wachtlijst)
-
Klanten die volgens hun vaste afspraakpatroon rond deze periode verwacht worden, maar nog geen afspraak hebben ingepland. (Bron verwacht)
Acties per klant
Via de drie puntjes (⋮) achter de klant kun je:
-
Afspraak kopiëren
-
Naar de wachtlijst gaan
-
De klantenkaart openen
-
Direct contact opnemen (WhatsApp, bellen of e-mailen)
Onderaan kun je de geselecteerde klant direct inplannen via Afspraak maken.
Let op: je moet hierbij nog wel een behandeling selecteren.
Klik je eerst op de aanmelding van de klant, dan kun je direct kopiëren waarvoor de klant op de wachtlijst staat. Deze behandeling kun je vervolgens eenvoudig plakken met de rechtermuisknop in de nieuwe afspraak.
Melding bij roosterwijziging
Boven in de agenda staat de knop “Wachtlijst”. Wanneer er op dezelfde dag op een ander device een roosterwijziging wordt gedaan, verschijnt er naast deze knop een melding met de tekst “rooster gewijzigd”.
Deze melding geeft aan dat het rooster voor die dag is aangepast en dat de agenda mogelijk nog niet de meest actuele informatie toont.
Door op het ververs-icoon met de rondjes boven in de agenda te klikken, wordt de agenda opnieuw geladen en worden de nieuwste roosterwijzigingen opgehaald. Zo werk je altijd met de meest actuele planning.
Receptie – Wachtlijstoverzicht
In het tabblad Receptie is links ook de wachtlijst zichtbaar via hetzelfde icoon als in de agenda.
In dit overzicht heb je extra filtermogelijkheden:
-
Je kunt filteren op vandaag toegevoegd, zodat je direct ziet welke klanten zich vandaag hebben aangemeld.
-
Via het filter bovenin kun je navigeren naar de gewenste datum.
-
Je kunt het overzicht bekijken per dag, week of maand.
Wanneer gebruik je Receptie?
-
Gebruik de agenda wanneer je een specifieke plek wilt opvullen en direct passende klanten zoekt.
-
Gebruik Receptie wanneer je overzicht wilt houden, wilt filteren of proactief klanten wilt benaderen.
Plaats klant op wachtlijst via Receptie
Via de wachtlijst in de receptie kan je ook gelijk klanten toevoegen aan de wachtlijst.
-
Klik op het plusteken
-
Kies de gewenste behandeling.
-
Selecteer eventueel een voorkeursmedewerker of kies voor geen voorkeur.
-
Kies de gewenste datum.
-
Voeg indien nodig een opmerking toe.
Vragen over dit onderwerp
Wat is de wachtlijst functie in Salonhub?
De wachtlijst functie in Salonhub zorgt ervoor dat klanten zich kunnen aanmelden voor een volle dag. Komt er een plek vrij? Dan kan de salon zelf een klant van de wachtlijst benaderen en inplannen.
Plant Salonhub automatisch een klant in vanaf de wachtlijst?
Nee. Salonhub plant niet automatisch in. De salon houdt altijd zelf controle over wie wordt ingepland.
Hoe komt een klant op de wachtlijst in Salonhub?
De klant kiest online een behandeling en opent de kalender. Dagen zonder beschikbaarheid tonen een streepje. Klikt de klant op die dag? Dan verschijnt de optie om op de wachtlijst geplaatst te worden voor één of meerdere dagdelen. Ook kan je in de salon zelf een klant op de wachtlijst plaatsen op de gewenste datum.
Zijn de gegevens van de klant bekend bij aanmelding op de wachtlijst?
Ja. De klant vult eerst de gegevens in. Hierdoor zijn de contactgegevens direct bekend in Salonhub en kan de salon snel contact opnemen zodra er een plek vrijkomt.
Kan een klant ook zonder klantenkaart zich aanmelden opde wachtlijst?
Ja. De klant vult zijn gegevens in en zal zonder klantenkaart in de wachtlijst komen. Net als met online boeken kan je dan alsnog een bestaande klantenkaart koppelen of een nieuwe klantenkaart aanmaken.
Hoe wordt een klant handmatig op de wachtlijst gezet in Salonhub?
Ga naar de gewenste datum in de agenda. Klik op het plusteken en open de wachtlijst. Kies de klant, selecteer de behandeling, kies het dagdeel en sla op. De klant is daarna zichtbaar op de gekozen datum.
Waar is de wachtlijst terug te vinden in Salonhub?
De wachtlijst is zichtbaar op de geselecteerde datum in de agenda. Daarnaast is de wachtlijst ook terug te vinden via het tabblad Receptie binnen Salonhub.
Handig om te weten
- De wachtlijst is zichtbaar op de geselecteerde dag in de agenda.
- Maak gebruik van de hulptool (rechtermuisknop in de agenda) om gelijk een passende klant van de wachtlijst te zoeken in de agenda
- De wachtlijst is ook terug te vinden via het tabblad Receptie.
- Een klant benaderd? Pas de status aan en gebruik het opmerkingenveld voor interne notities.
- In het tabblad Receptie is de omzetwaarde zichtbaar van klanten die succesvol zijn ingepland via de wachtlijst.
- Controleer de wachtlijst dagelijks om lege plekken sneller op te vullen.