Algemeen
Wanneer klanten tijdens een afspraak niet op komen dagen, of als er nep afspraken worden gemaakt, wat doe je dan? In dit artikel geven wij onze mening en leggen wij uit hoe het op dit moment in Salonhub is geregeld. Dat klanten niet op komen dagen is in veel gevallen ook een “normaal” verschijnsel. Niet een digitaal verschijnsel maar iets dat hoe vervelend ook “nu eenmaal” voorkomt.
Helaas is er nog geen 100% oplossing voor dit probleem. Financieel zou je kunnen zeggen dat klanten meteen moeten betalen tijdens het maken van de afspraak en dus het reserveren van de tijd. Niet onredelijk denken wij, maar misschien dat de kans groot is dat een groep klanten dit niet accepteert. De vraag is dan natuurlijk wat kost het door dit te eisen en wat levert het op. Daarnaast is het altijd de vraag hoe dit dan juridisch precies in elkaar zit. En welke juridische stappen er genomen moeten worden.
Is er een vermoeden van een opzettelijke nep afspraak?
Meld dit aan Salonhub Support met de gebruikte naam, e-mail en telefoonnummer. Wij monitoren deze meldingen en blokkeren de e-mailadressen en telefoonnummers.
Markeren als niet gekomen
Wanneer een klant niet op komt dagen markeer deze dan als niet gekomen, voordat deze afspraak verwijderd wordt, hiermee wordt de rapportage van klanten die niet op zijn komen dagen bijgewerkt.
Advies
Ondervind je problemen maak dan in ieder geval een register aan met de details van de no show.
Tip: maak bij een no show wel een kassabon aan op de klantenkaart en geef 100% no show korting. Zo ontstaat via de korting rapportage een duidelijk beeld. En ook is het per klant snel terug te vinden bij behandelingen. Was het een eerste bezoek of is dit een herhaalde no show? Was de klant bereikbaar, wat was de reden? Noteer alles op de opmerkingen kaart van de klantenkaart.
Onbekende klanten of eerste bezoek
Wanneer een klant een eerste keer de salon bezoekt dan raden wij aan om deze klant sowieso te bellen en/of te berichten via SMS of WhatsApp voor bevestiging. In de agenda is duidelijk te zien of een klant gekoppeld is of niet en dus nieuw of qua informatie onbekend.
Klantgegevens
Door klantenkaarten zo compleet als mogelijk aan te maken en daarop ook e-mailadressen op te slaan, wordt ervoor gezorgd dat duidelijk is wie er precies een afspraak heeft gemaakt, “Ken de klant is het motto”. Klanten die bekend zijn in het systeem worden automatisch gekoppeld in de agenda en daarmee krijg je inzicht in de klantdetails.
Bevestigingsmail
Op het moment dat de klant een afspraak maakt vinden wij dat er sowieso door de klant zelf actie moet worden ondernomen om de afspraak ook echt na te komen. Door dit meteen in de eigen agenda te noteren bijvoorbeeld. Daarnaast ontvangt de klant ook een e-mail met bevestiging van de afspraak en een .ics invite waarmee de afspraak automatisch in de eigen digitale agenda kan worden geplaatst.
In deze e-mail staat duidelijk dat de afspraak bevestigd is en dat de herinneringsmail slechts een extra service is. Indien de klant de herinneringsmail om welke reden dan ook niet ontvangt, gaat de afspraak wel gewoon door.
Herinnering email
De dag voor aanvang van de afspraak wordt er vroeg in de ochtend een mailherinnering verzonden met de tekst: Morgen wordt u bij ons verwacht om “tijd” te “locatie”.
Dé Kapper App notificatie
Wanneer de klant een afspraak maakt via de Dé Kapper App dan krijgt de klant een notificatie 2 uur en een half uur voor aanvang van de afspraak. Wil de klant dit niet dan is er de mogelijkheid om dit uit te schakelen. Ook staat in de App bij tabblad afspraken duidelijk wanneer en om hoe laat de afspraak is gemaakt. Tijdens het afspreken in de Dé Kapper App wordt automatisch de mogelijkheid aangeboden om de afspraak ook meteen in de eigen agenda te plaatsen.
SMS notificatie
Het is ook mogelijk om via sms een bevestiging en herinnering te sturen naar de klant. Het aantal no shows neemt hierdoor aanzienlijk af. In dit artikel lees je hoe je dit goed in kan stellen.
Ga terug naar Salonhub instructie overzicht.