Met online aanbetalen betaalt een klant bij het online boeken direct een deel van de afspraak, of de hele afspraak. Pas als de aanbetaling binnen is, staat de afspraak definitief in je agenda. Zo voorkom je no shows en weet je zeker dat je tijd goed besteed wordt. Jij bepaalt met regels welke afspraken een aanbetaling vragen en hoeveel de klant vooraf betaalt.
Wanneer is online aanbetalen handig?
Online aanbetalen is handig als een lege plek in je agenda je veel kost. Denk aan een nieuwe set extensions, een balayage of een bruidskapsel waarvoor je een hele ochtend vrijhoudt.
Het helpt ook bij klanten die je nog niet kent. Een nieuwe klant die online boekt en vooraf betaalt, komt bijna altijd opdagen.
Heeft een klant al een paar keer een afspraak niet nagekomen? Dan kun je voor die klant een aanbetaling verplicht maken, terwijl je vaste klanten gewoon zonder aanbetaling blijven boeken.
Wat doet online aanbetalen?
In de laatste stap van het online boeken ziet de klant hoeveel er vooraf betaald moet worden. De klant kiest een betaalmethode en rekent direct af. Na de betaling is de afspraak bevestigd.
Heb je bij online boeken een bevestigingscode ingesteld? Dan is die niet meer nodig zodra online aanbetalen aanstaat. De betaling is dan de bevestiging.
Online aanbetalen inschakelen
Je zet online aanbetalen per salon aan. Zo kun je bijvoorbeeld eerst in één salon beginnen. Zorg dat je salon gekoppeld is aan een betaalprovider. Je kiest zelf met welke betaalprovider je werkt: CCV, Rabobank of MultiSafepay.
- Ga naar Beheer → Afspraken → Salons
- Kies de salon
- Open het tabblad Voorwaarden
- Vink bij Aanbetalen aan: Klanten betalen online een aanbetaling volgens de regels
- Klik op Bewaar
Online aanbetalen staat nu aan voor deze salon. Stel daarna de regels in, anders betaalt nog geen enkele klant vooraf.
Regels voor de aanbetaling instellen
Met regels bepaal je voor welke afspraken een aanbetaling nodig is. De regels gelden voor al je salons.
- Ga naar Beheer → Afspraken → Aanbetalen
- Klik links op Regels
- Klik op het plusteken om een voorwaarde toe te voegen en kies wanneer de regel geldt
- Kies bij Aanbetaling hoeveel de klant vooraf betaalt: Volledig, Percentage of Vast bedrag
- Klik op Bewaar
Vanaf nu vraagt de afspraakwidget een aanbetaling bij afspraken die aan de regel voldoen.
Welke voorwaarden kun je gebruiken?
- Waarde van de behandeling: Met deze regel vraag je alleen een aanbetaling bij duurdere behandelingen. Het bedrag vul je zelf in. Stel je bijvoorbeeld € 50 in? Boekt een klant een behandeling van € 60, dan betaalt de klant vooraf een aanbetaling. Kost de behandeling € 35? Dan is er geen aanbetaling nodig. Zo bescherm je je duurdere behandelingen. En korte afspraken blijven snel en makkelijk te boeken.
- Specifieke behandelingen: je vinkt de behandelingen aan waarvoor de regel geldt, bijvoorbeeld extensions of kleurbehandelingen.
- Specifieke medewerkers: de afspraak is bij een of meer medewerkers die jij kiest.
- Dag en tijdstip: je kiest de dagen en eventueel de tijden. Met Voeg tijdvak toe stel je meerdere tijdvakken in. De afspraak hoeft dan maar in één van de tijdvakken te vallen.
- Ver vooruit geboekt: de afspraak is meer dan een aantal dagen van tevoren geboekt, bijvoorbeeld meer dan 14 dagen.
- Nieuwe klant: de klant heeft nog geen eerdere afspraak bij deze salon gehad.
- Gemarkeerde klant: de klant is op de klantenkaart gemarkeerd voor verplichte aanbetaling.
- Niet nagekomen afspraken: de klant heeft minimaal een aantal afspraken niet nagekomen.
- Abonnement: de klant heeft een actief abonnement. Kies je geen specifiek abonnement, dan geldt elk actief abonnement.
Je kunt meerdere voorwaarden in één regel combineren. De regel geldt dan alleen als de afspraak aan alle voorwaarden van die regel voldoet.
Wat gebeurt er als meerdere regels gelden?
Gelden er meerdere regels voor dezelfde afspraak, dan telt de hoogste aanbetaling. De volgorde van de regels maakt voor de berekening niet uit. Met de pijltjes kun je de regels wel ordenen voor je eigen overzicht.
Onder de regels staan de Uitzonderingen. Een uitzondering verlaagt de aanbetaling die uit de regels komt. Gelden er meerdere uitzonderingen, dan telt de laagste. Een uitzondering maakt zelf nooit een aanbetaling verplicht. Er moet dus altijd minimaal één gewone regel zijn.
Een paar voorbeelden:
- Nieuwe klanten betalen 50% van de behandeling vooraf.
- Voor behandelingen duurder dan € 100 betaalt iedereen een vast bedrag van € 25 vooraf.
- Klanten met twee of meer niet nagekomen afspraken betalen de hele afspraak vooraf.
- Uitzondering: klanten met een actief abonnement betalen maximaal 10% vooraf.
Een boeking testen
Wil je weten wat een klant vooraf moet betalen? Test het voordat je de regels gebruikt.
- Ga naar Beheer → Afspraken → Aanbetalen
- Klik links op Test een boeking
- Kies de salon, de behandeling, eventueel een medewerker, de datum en het tijdstip
- Vul eventueel het e-mailadres van een klant in. Dan worden ook voorwaarden als nieuwe klant of gemarkeerde klant meegenomen
- Klik op Test
Je ziet nu welke aanbetaling de regels zouden vragen. Er wordt niets bewaard of geboekt.
Annuleren, no-show en terugbetalen instellen
Per salon stel je in wat er met een aanbetaling gebeurt als een klant annuleert of niet komt opdagen.
- Ga naar Beheer → Afspraken → Salons
- Kies de salon en open het tabblad Voorwaarden
- Kies bij Annuleren tot hoe lang voor de afspraak de klant zelf mag annuleren, bijvoorbeeld 24 of 48 uur
- Vink aan: Waarschuw de klant voor extra kosten bij niet tijdig annuleren
- Kies bij No-show wat er standaard gebeurt: Saldo blijft beschikbaar, Terugbetalen of Inhouden als vergoeding
- Vul in welk percentage de klant terugkrijgt bij annuleren buiten de annuleringstermijn
- Kies bij Terugbetalingen of de betaalkosten mee worden terugbetaald en of je kosten rekent voor het verwerken van een terugbetaling
- Klik op Bewaar
Annuleert een klant op tijd, dan krijgt de klant de aanbetaling automatisch terug. De instellingen voor no-show en terugbetalen zijn standaardwaarden: in de kassa kun je per geval afwijken.
Kosten van online aanbetalen
De module voor online aanbetalen is kosteloos beschikbaar in Salonhub. Wel betaal je transactiekosten voor elke betaling, ook voor terugbetalingen. Die kosten rekent de betaalprovider waarmee je werkt: CCV, Rabobank of MultiSafepay.
Welke toegevoegde waarde heeft online aanbetalen?
“Wie vooraf betaalt, komt ook.”
Zonder aanbetaling kost een no-show je de hele behandeling. Met online aanbetalen is er al betaald voordat de klant binnenloopt, en dat zie je terug op de klantenkaart. En omdat jij de regels bepaalt, kun je ervoor zorgen dat je vaste klanten er niets van merken.
Denk aan situaties als deze:
“Ik heb een nieuwe set extensions geboekt voor zaterdag.”
“Kan ik een afspraak maken voor een bruidskapsel over twee maanden?”
“Ik ben nieuw, kan ik online een kleurbehandeling boeken?”
Vragen over dit onderwerp
Handig om te weten
- Je zet online aanbetalen per salon aan via Beheer → Afspraken → Salons → tabblad Voorwaarden.
- De regels stel je in via Beheer → Afspraken → Aanbetalen en gelden voor alle salons.
- Gelden meerdere regels, dan telt de hoogste aanbetaling.
- Met online aanbetalen is de bevestigingscode niet meer nodig.
- De module is kosteloos, de betaalprovider rekent transactiekosten per betaling en terugbetaling.
- Voor online aanbetalen kies je zelf een betaalprovider: CCV, Rabobank of MultiSafepay.
Verdiepende uitleg
Hoe zit het met de btw bij een aanbetaling?
Over een ontvangen aanbetaling is de btw direct verschuldigd. Wordt de aanbetaling terugbetaald, dan wordt de btw in omgekeerde richting verrekend. Vervalt een tegoed, dan blijft de btw van de aanbetaling staan en vervalt alleen het tegoed van de klant.
Waar lees ik meer over de betaalprovider?
Lees hoe je je aanmeldt voor vooruit- en aanbetalen en hoe je de betaalprovider koppelt.