Om goed met Salonhub van start te gaan, hebben we een planning in de vorm van een stappenplan.
Er wordt een Salonhub Account voor de salon(s) aangemaakt. Wanneer dit gebeurt is afhankelijk van de gewenste startdatum. Het is gebruikelijk dat het account aangemaakt wordt in de maand voor de startdatum zodat er voldoende tijd is om de voorbereiding goed te kunnen doen.
Op het moment dat het account wordt aangemaakt worden de inloggegevens per e-mail verzonden.
Er worden 2 setjes met verschillende inloggegevens gemaild. De klantnaam van het account is altijd hetzelfde, maar er zijn 2 gebruikers. De gebruiker “admin” is voor de beheerder. Log hiermee in zodat alle beheerders functies beschikbaar zijn.
Ons advies is om nog geen producten aan te maken. Wij kunnen tijdens de eerste instructie de meeste merken toevoegen vanuit de centrale productdatabase.
Mocht er nu nog met een ander pakket gewerkt worden, dan kan deze door jullie zelf opgezegd worden. Houdt rekening met de opzegtermijn.
Planning maken
We maken de planning. Dit kan telefonisch of per e-mail:
– eerste belafspraak van 1 uur met de beheerder(s)
– tweede belafspraak van 1 uur met de beheerder(s)
– laatste check voor teaminstructie
– teaminstructie online (één of meerdere sessies)
– laatste check voor de start / import van klantgegevens indien van toepassing
– startdag
Stap 1 online belafspraak
maken we medewerkers en roosters aan, en leggen we uit hoe je de prijslijst met bijbehorende tijden aanmaakt.We loggen op afstand in op je computer.
- Medewerkers en roosters zijn bekend, de geboortedatum en de datum van indiensttreding
- Prijzen en tijden zijn bekend
- Er is een spaarpuntensysteem, en de opbouw van korting is bekend of er is nagedacht over een spaarpuntensysteem zodat we deze kunnen aanmaken
- Welke kortingen moeten ingevoerd worden
- Is er sprake van SEPA abonnementen
Tussen de eerste en de tweede belafspraak is er tijd om verder te gaan met de roosters en het aanmaken van de behandelingen met bijbehorende tijden en prijzen.
Stap 2 online belafspraak
De tweede online belafspraak van een uur. Deze online sessie is voor de beheerder(s).
We loggen op afstand in op je computer.
Afhankelijk van de tijd die er nodig is te om de behandelingen en roosters in te voeren kijken we hoeveel tijd er tussen de eerste en tweede sessie gepland wordt. Doorgaans zit er een week tussen.In de tweede sessie lopen we de behandelingen door, en hoe het (indien van toepassing) online er uit ziet.
Ook lopen we door hoe de afspraken in de agenda overgezet kunnen worden en wanneer de startdatum zal zijn.
Eventueel wordt de import van de klantgegevens van een vorig pakket gepland. We prikken dan een datum en zorgen ervoor dat alle stappen genomen zijn om de juiste klantgegevens te krijgen.
We leggen uit hoe je de online widget kan laten plaatsen op de website en Facebook en de Kapper App.
Stap 3 beheerders planning controle
Voordat we op locatie komen plannen we nog een korte online sessie waarin de vragen/ opmerkingen die de beheerder heeft nog gesteld kunnen worden en te bevestigen dat alles gedaan en voorbereid is zodat de teaminstructie kan plaatsvinden. We kijken of:
- de roosters zijn ingevoerd
- de behandelingen, prijzen en tijden ingevoerd zijn
- de afspraken zijn overgezet in Salonhub (met of zonder gekoppelde klanten)
Stap 4 teaminstructie
Vlak voordat er gestart wordt met Salonhub is er een team instructie voor de medewerkers, hiervoor maken we een afspraak, online in meerdere sessies. In deze instructie leren we de medewerkers alles wat nodig is om in de dagelijkse praktijk met Salonhub te werken.
Tijdens ons bezoek aan de salon is er nog ruimte voor de laatste puntjes op de i, zoals een check van de PC en randapparatuur en dergelijke.
Er is tijdens ons bezoek geen ruimte om uitgebreide beheerders vragen te stellen, tenzij we dat samen hebben afgesproken en ingepland.Stap 5 laatste check voor de start
Voor de startdag plannen we nog een laatste belafspraak om de verlofuren van de medewerkers te corrigeren en op orde te brengen. Op dit moment leggen we je uit hoe je een uurcorrectie kan maken. Als ondernemer heb je zelf al uitgerekend hoeveel uren er bij of af moeten, of we leggen je uit hoe je later de uurcorrectie kan toepassen.
Indien er vanuit het oude systeem nog bijzonderheden zijn, zoals abonnementen nemen we door hoe deze in Salonhub verwerkt kunnen worden..
Stap 6 startdag
Indien er tussen de stappen vertraging is, of het juist sneller kan als verwacht kunnen we de planning aanpassen. Zo kan het ook zijn dat stap 5 en 6 samen ingepland worden.